V dobe rýchleho technologického pokroku, rýchlych zmien v trendoch riadenia a rýchleho obehu kapitálu, nastávajú zmeny i v riadení dodávateľsko-odberateľských vzťahov.
Stále viac spoločností pracujúcich v systémoch kontinuálnej výroby alebo výroby „just in time“, či „just in sequence“ si od svojich dodávateľov vyžadujú záruky toho, či dokážu dodávať v požadovanom sortimente, kvalite a kvantite, s orientáciou na čo najrýchlejšiu aplikáciu vyžiadaných zmien od odberateľa.
Na kvalite dodávateľsko‑odberateľských vzťahov záleží
Dodávateľsko‑odberateľské vzťahy podliehajú zmenám, neustálemu zdokonaľovaniu a prispôsobovaniu sa požiadavkám z praxe. Podnikateľský subjekt, ktorý sa dozvie nelichotivé informácie o svojom kľúčovom dodávateľovi, či odberateľovi, ako napríklad o jeho finančných problémoch či, zastavenej výrobe z médií, naráža na svoje zlé rozhodnutie nevykonať úvodný audit svojho partnera. Preverenie kvality dodávateľsko – odberateľského vzťahu a toho, či u partnera absentuje schopnosť vyrobiť požadované množstvo, akosť, či dodať sortiment včas, je veľmi rozhodujúce. Takéto nepríjemné prekvapenie môže ohroziť nielen samotnú organizáciu odberateľa a prevádzku výroby v systéme výroby „just in time/sequence“, ale aj samotnú existenciu spoločnosti. Nehovoriac o ďalších subdodávateľoch zapojených v reťazci dodávateľov a odberateľov. Aby sa podarilo úspešne vyhnúť takýmto situáciám nie je zriedkavosťou, že odberateľ vykoná, takzvaný akceptačný audit dodávateľa.
Preverenie dodávateľa je veľmi dôležité
Preverenie dodávateľa sa vykonáva za dodržania podmienok mlčanlivosti o zistených údajoch pre tretie strany a najmä za dodržania podmienky súhlasu dodávateľa o možnosti vykonania tohto druhu auditu. Najťažším krokom z tohto procesu je určiť hĺbku a rozsah auditu, preto je možné využiť pomôcku pre určenie hlavného smeru a spôsobu auditu, ktorou je skupina verejne dostupných informácií o obchodnom partnerovi z informačných databáz rôznych organizácií a inštitúcií.
Ako začať s akceptačným auditom dodávateľa?
Preverenie celkovej ekonomiky, solventnosti a kredibility obchodného partnera sa môže začať auditom pohľadávok (telefonické alebo písomné zistenie, aká ja platobná schopnosť nášho potenciálneho dodávateľa svojim vlastným dodávateľom), zistením, či nie je chronický neplatič, preverením daňových dlhov a ostatných povinných odvodov. Využiť sa dajú verejne prístupné databázy, ako internet a adresy, ktoré informujú o neplatičoch, databázy Ústredného daňového riaditeľstva, Krajských súdov, ktoré informujú o tom, či sa nevedie alebo nie je vyhlásené konkurzné alebo iné konanie, ktoré by mohlo zásadne ovplyvniť budúci obchodný vzťah a skomplikovať ho.
Technicko‑technologický audit sa vykoná priamo u dodávateľa, a to prehliadkou technologických celkov a ostatných prostriedkov výroby, ktoré sú určené k dohodnutej produkcii. Ďalším zdrojom dôležitých informácií o podniku, podľa ktorých sa treba orientovať je priamy kontakt s bývalými i súčasnými dodávateľmi a odberateľmi.
Rozsah akceptačného auditu dodávateľa sa môže pohybovať od zistenia základných ekonomických, technicko-technologických a kvalitatívnych parametrov až po hĺbkový ekonomický, kvalitatívny, logistický, organizačný a technicko-technologický audit.
Ako si preveriť odberateľa?
Na preverenie odberateľa sa používajú podobné metódy ako pri prvotnom preverení dodávateľa. Teda verejne dostupné databázy rôznych štátnych aj súkromných inštitúcií, ale tiež je možné aj preverenie ostatných dodávateľov konkrétneho odberateľa. Pre dodávateľa je dôležité požadované množstvo, kvalita a sortiment dodávaných položiek, lehoty splatnosti a spôsob ohlasovania technických a kvalitatívnych zmien v dodávanom sortimente počas výroby.
Kedy je ideálne začať s auditom?
Z časového hľadiska sa audit odberateľa, ako aj dodávateľa odporúča vykonať ešte pred samotným začatím spolupráce otestovaním v jednoduchej testovacej predsérii. Kapacitné prepočty budúcej výroby treba porovnať s aktuálnymi výrobnými množstvami vybraného dodávateľa, výsledok môže byť určujúci pre ďalšiu spoluprácu. Vopred dohodnuté parametre je potrebné overovať aj priebežne pri už rozbiehajúcej výrobe predsérií.
Uzavretie auditu
Zastierať alebo vedome utajiť skutočnosť, ktorá je nepriaznivá pre uzavretie alebo pokračovanie dodávateľsko-odberateľského vzťahu sa skutočne neoplatí. Obraz o vnútornej firemnej kultúre a práci sa dá vytvoriť aj na základe toho, ako komunikujú zodpovední pracovníci firmy, v ktorej sa audit vykonáva s audítorom, ktorý ich poveruje úlohami a tiež aj na základe toho, ako riešia nájdené nedostatky a problémy. A to je jeden z tých najsilnejších signálov o prístupe firme k svojmu okoliu. Zistené skutočnosti musia byť prekonzultované obojstranne v písomnej forme ako záverečné hodnotenie, s načrtnutím ďalších opatrení spoločného postupu riešenia nedostatkov a jeho monitorovanie s vytýčením ďalšieho termínu auditu.
Obsah hodnotenia by sa mal zamerať na zistenie aktuálnych skutočností s fokusom na možné alternatívy budúceho vývoja v oblastiach, ako je finančná situácia, stav likvidity, výška prevádzkového kapitálu, stav a výška záväzkov a pohľadávok, technologicko-technické vybavenie, riadenie kvality, logistiky a výroby. Veľmi dôležitá je aj organizačná a administratívna oblasť, či oblasť vývoja a výskumu (výška prostriedkov vyčlenených na výskum a vývoj), patenty a licencie, zamestnanecká politika (prítomnosť kľúčových zamestnancov), či obchod a celková obchodná politika spoločnosti (aktuálne zmluvné vzťahy).
Dôvera je základ
Podmienkou začatia a úspešného priebehu akceptačného auditu je obojstranná dôvera a prvotný obchodný potenciál na naplnenie obojstranne bezproblémového vzťahu. V zahraničí sú podobné audity úplnou samozrejmosťou. Veľký odberatelia a zároveň lídri vo svojom odbore majú podobné audity vo svojich interných obchodných podmienkach a bez ich vykonania nie je možné uzavrieť obchodný vzťah. Na Slovensku bude ešte nejaký čas trvať, kým sa podobné preverenie bude považovať za nevyhnutnú podmienku spolupráce. Firmy budú výsledky auditu prezentovať ako určitý druh firemnej prezentácie a spolupráca s veľkými medzinárodnými, priemyselnými korporáciami tento trend len urýchli.
V každej obchodnej ponuke sa nachádza príloha s obchodnými referenciami. Čím viac veľkých a dobrých firiem sa medzi referenciami nachádza, tým je lepšia vyhliadka na uzatvorenie obchodu. Tomu pomáha aj otvorenosť podnikateľského subjektu na vykonanie auditu alebo ochota byť auditovaný.