Vybíráte si podnikový systém? Poradíme vám, jak na to

Výběr nebo přechod na nový ERP systém je významným krokem v životě každé firmy. Špatné rozhodnutí při jeho výběru, problematický proces implementace nebo i ta nejmenší chyba v jeho procesu mohou mít dlouholeté negativní následky. 

Jaká jsou rizika přechodu na nový ERP systém? 

Implementace ERP systému není jednorázová záležitost, ale dlouhodobý vztah mezi zákazníkem a dodavatelem. Rizika se mohou objevit ve fázi výběru, instalace a konfigurace, ale i v jeho provozu.   

Mezi nejčastější rizika při přechodu na nový ERP systém se řadí: 

• přehnaná očekávání, 
• špatně zvolený dodavatel, 
• chybně vybraný tým, 
• chybějící požadavky na systém, 
• zvolený dodavatel nepomáhá s implementací, 
• nedostatečná reakce systému na změny, 
• nedostatečná zákaznická podpora. 

V čem přesně rizika spočívají a jak se jim vyhnout?  

Přehnaná očekávání 

Rozhodnutí pořídit si nový ERP systém nepřichází ze dne na den. Důvodů pro sjednocení firemních nástrojů do jednoho systému může být mnoho, například: 

• účtování v tabulkovém procesoru přestává stačit na váš objem dokladů, 
• zpracování dat a tvorba dokladů zabírá čím dál víc času, 
• data zadáváte do několika systémů a nejsou provázaná 
• nebo dosavadní systém postrádá funkce, které potřebuje pro rozvoj podnikání. 

ERP systém řadu podobných problémů vyřeší. Zároveň je však potřeba si uvědomit, že nejde o všemocný nástroj. Nedokáže například vyřešit to, pokud vám odběratelé neplatí včas nebo úbytek zákazníků. Z tohoto důvodu je potřeba mít od ERP systému reálné očekávání – slouží totiž výhradně ke sjednocení dat, zlepšení přístupnosti dat a k nastavení procesů. 

Špatné zvolený dodavatel 

Špatně zvolený dodavatel ERP systému vás může stát spoustu ztraceného času, vyhozených peněz či paralyzovaných procesů. Ne každý ERP systém se hodí pro každou firmu. Každá má jiné požadavky a cenové možnosti. 

Základní kritéria pro výběr jsou: 

• splnění požadavků na funkčnost, 
• cena, 
• zákaznická podpora ze strany dodavatele, 
• historie dodavatele. 

Chybně vybraný tým 

Aby si firma ujasnila, co od nového systému očekává, musí si sestavit pro výběr ERP interní tým. V něm musí být zastoupeni pracovníci ze všech oddělení, které budou s ERP systémem pracovat. Členové týmu musí detailně znát procesy ve svém oddělení a zároveň by měli být aktivní a komunikativní. Jako vedoucího týmu pak vyberte zkušeného zaměstnance, který ve firmě pracuje už dlouho a zná nastavené procesy. 

Pestrý tým je při nastavování požadavků velmi důležitý. Pokud v něm například chybí zástupce z účtárny, hrozí, že zvolený ERP systém nezvládne váš objem faktur nebo si neporadí se specifickými účetními požadavky v dané firmě.   

Chybějící požadavky na systém 

Tým musí být při shromažďování požadavků velmi důsledný – každý požadavek, který mu unikne, může vést ke špatně zvolenému ERP systému. Společně sepíší funkce, které jsou klíčové v aktuálním období, ale i funkce, které budou potřeba v budoucnu. Předpokládá se totiž, že vám nový ERP systém bude sloužit i za 10 let. 

Důležitým bodem je určit si hlavní cíle, které má ERP systém ve firmě vyřešit. Například zlepšení konkrétních služeb. Každé oddělení pravděpodobně navrhne odlišné cíle, proto z nich pak vyberte tři až pět nejdůležitějších. 

Hotový seznam cílů a požadavků představuje základ, ze kterého se bude vycházet při výběru dodavatele. 

Zvolený dodavatel nepomáhá s implementací 

Implementátor systému nesmí nechat jeho nasazení na zákazníkovi. Kvalitní dodavatel vyšle k zákazníkovi implementační tým, který pomáhá s nasazením ERP systému. 

Kromě pomoci s technickou stránkou věci by dodavatel měl zajistit také zaškolení pomocí školicího týmu. Ten zaměstnancům ukáže, jak se s novým systémem pracuje, aby byl přechod rychlejší a efektivnější. Pokud se ve firmě za pár let zaměstnanci obmění, spolehlivý dodavatel pro ně dokáže školení zopakovat. 

Systém neumí reagovat na změny 

Cílem každé firmy je dosáhnout svého růstu, jehož znakem je, že se stále se objevují nové potřeby, které s sebou přinášejí změny. Pokud ERP systém není dostatečně flexibilní a nedokáže se těmto změnám přizpůsobit, nejde s ním dlouhodobě pracovat. 

Základem jeho správného fungování jsou proto pravidelné aktualizace systému. Díky tomu se vylepšují dosavadní funkce, přidávají nové a systém dokáže reagovat i na legislativní změny.  

Nedostatečná zákaznická podpora 

V ERP systému není možné dlouhodobě pracovat bez zákaznické podpory ze strany dodavatele. Tuto službu nabízí každý kvalitní dodavatel jako součást systému. Může se jednat o telefonickou, nebo on-line podporu, takže se zákazník bude mít na koho obrátit s žádostí o radu či pomoc. 

Je důležité vědět, v jakých dnech a časech je podpora k dispozici, v jaké formě a zda existuje možnost osobních konzultací. 

Vstupte do světa ERP s našimi systémy  

Solitea nabízí několik ERP systémů, které jsou schopné vyhovět řadě různorodých požadavků. Seznamte se se nimi: