HR systémy

V online HR systému je zaměstnanecká databáze poskytující přehled o všech pracovnících a jejich pozicích stále k dispozici. Personální systém zahrnuje nástroje pro dělení lidských zdrojů do administrativních skupin (oddělení, lokace, specializace aj.), shromažďování osobních údajů zaměstnanců a definování vztahů mezi manažery a jejich podřízenými. Samozřejmostí je funkce reportingu umožňující HR manažerům udržovat si přehled o stavu lidských zdrojů.

HR programy mohou personalistům a mzdovým účetním usnadnit práci díky schopnosti automatizovat řadu monotónních či opakujících se úkolů. Jde například o vyplňování údajů do formulářů, výpočty mezd, generování smluv a dokumentů či jiné činnosti vyžadující mnoho ruční práce. Kromě úspory času automatizace rovněž podstatně snižuje chybovost.

Díky tomuto nástroji mohou zaměstnanci o dovolené, propustky k lékaři či jiné absence žádat přímo skrze personální systém. Vyhnou se tak nutnosti posílat personalistům e-maily či se dostavit do sídla společnosti osobně. HR manažerům pak systém usnadní práci skrze soustředění všech žádostí o absenci do jednoho přehledného řešení.

HR software umožňuje monitorovat pracovní hodiny jednotlivých zaměstnanců. Díky tomu máte přehled o plnění pracovních povinností jednotlivých pracovníků. Zároveň získáte podklady pro výpočet mezd, dovolených, plateb za přesčasy a dalších agend navázaných na počet odpracovaných hodin.

Neméně důležitou součástí HR systémů jsou funkce pokrývající oblast payroll. Jedná se zejména o výpočty mezd pro jednotlivé zaměstnance včetně všech zákonem daných odvodů a daní, kalkulace nákladů na mzdy provázané s hospodářskými výsledky firmy a správu prémií, odměn a dalších peněžních benefitů.

Personální systémy zahrnují funkce pro správu a monitoring každodenní práce, ať už se jedná o evidenci docházky, žádosti o dovolené či záznamy o nemocenských. Moderní HR systémy lze rovněž umožňují zaznamenávat periodická hodnocení výkonu jednotlivých pracovníků, sledovat plnění stanovených cílů a v neposlední řadě také spravovat vzdělání a certifikaci zaměstnanců.

HR software umožňuje spravovat celý proces náboru. V závislosti na konkrétním řešení může být zahrnuto i CRM rozhraní určené k evidenci uchazečů a archivaci jejich údajů (osobní informace, zaslané životopisy, motivační dopisy apod.). Některé personální systémy pak umožňují na základě dat vypočítávat platové podmínky či vytvářet šablony pro inzeráty a follow-up procesy.

HR systém zahrnuje nástroje pro vytvoření a správu centrálního zaměstnaneckého portálu, na kterém zaměstnanci naleznou veškeré potřebné informace. Kromě pracovních smluv, daňových formulářů či šablon žádostí zde jsou k dispozici například i žádanky o dovolenou, výplatní pásky nebo komunikační kanál s personalisty.

HR systém je software vytvořený pro správu a řízení kompletní agendy lidských zdrojů. Pro tento účel disponuje funkcemi a nástroji pro správu mezd, vzdělávání, náboru, benefitů a dalších aspektů práce s lidskými zdroji.

Většina řešení na trhu nabízí stejné základní funkce a nástroje, liší se ale rozsahem doplňkových funkcí v závislosti na tom, pro jak velké organizace jsou navrženy. Vaše volba by tak měla být řízena především vlastními kritérii, nároky na systém a tím, jakou část personální agendy upřednostňujete.

Délka procesu závisí na několika faktorech – velikosti organizace, rozsáhlosti personálního systému, vašich očekávání aj. U jednodušších řešení se základní funkcionalitou může implementace proběhnout v řádu dnů. Naopak zavedení rozsáhlého HR software přizpůsobeného na míru může trvat i několik měsíců.

Na trhu se lze setkat jak se samostatnými personálními řešeními, tak i s HR moduly v rámci ERP systémů. První možnost je obvykle vhodnější v případě, že hledáte pouze HR software a pro jiné podnikové agendy používáte jiná řešení. S ERP systémem vybaveným personálními funkcemi získáte komplexní řešení, které kromě lidských zdrojů pokryje i řadu ostatních firemních procesů.

Kromě samotného softwaru byste měli věnovat pozornost i jeho dodavateli. Konkrétně se při výběru zaměřte na dostupnost technické podpory, možnosti integrace jiných systémů a zakázkových úprav, a míru zabezpečení. V neposlední řadě se ujistěte, že vytipovaní dodavatelé mají s oborem dostatečné zkušenosti a mohou poskytnout reference na ostatní zákazníky.